Backoffice: non si vede ma conta molto
Quando parliamo di produzione pensiamo subito al reparto produttivo in cui uomini, donne e macchine lavorano per realizzare qualcosa. C’è però un’altra situazione importante per il buon andamento della produzione. Questa è, appunto, l’attività di raccolta dati backoffice.
Vediamo perché è così importante.
Cosa si fa in backoffice per la produzione
La parte backoffice legata alla produzione comprende il controllo e la gestione operativa.
Include dunque tutte quelle attività di organizzazione, monitoraggio, amministrazione che permettono di gestire al meglio il sistema di produzione.
Il backoffice controlla in tempo reale l’avanzamento di produzione, le attività svolte dalle risorse, le lavorazioni in corso. Elabora report e stampe per verificare i principali indicatori di efficienza (KPI) legati alla produzione: scarti, tempi, puntualità, qualità, rendimento.
Le attività di backoffice legate alla produzione sono generalmente svolte dal management aziendale oppure dal personale amministrativo. In generale si tratta di tutte quelle operazioni che servono a controllare i processi e a definire le strategie per migliorarli o per correggere le anomalie.
Come si fa la raccolta dati backoffice
Abbiamo detto che le attività backoffice sono comunemente svolte in azienda dal management (o dal personale d’ufficio).
Se parliamo di produzione, il backoffice consiste nella rilevazione dei dati.
La raccolta dati backoffice registra gli avanzamenti della produzione partendo da una scrittura cartacea.
Caratteristica principale pertanto è che la rilevazione backoffice non viene inserita simultaneamente alla produzione. Si basa su un meccanismo di trasmissione delle informazioni e di registrazione differita nel tempo.
Tipicamente le matricole che lavorano nei reparti produttivi hanno bolle di lavorazione stampate, dove scrivono tutti i dati relativi alle attività di produzione.
Queste bolle, una volta compilate, arrivano ai colleghi in ufficio che provvedono all’inserimento dei dati, appunto in backoffice.
Il vantaggio della raccolta dati backoffice è l’inserimento delle informazioni in differita. C’è la possibilità di verificarle prima di salvarle come definitive nel sistema.
Controllare le rilevazioni backoffice in azienda
Le attività backoffice devono essere supportate da un sistema che le renda di facile accesso e svolgimento.
Il sistema più adatto per eseguirle è sicuramente il software MES (Manufacturing Execution System).
In particolare Bravo Manufacturing è il MES per l’analisi dei dati di produzione.
Con il suo componente Bravo Desktop monitora i processi produttivi per sapere quali sono le commesse in lavorazione, lo stato di avanzamento di un ordine di produzione e le attività svolte in un determinato periodo di tempo.
Tenere sotto controllo le rilevazioni backoffice inserite permette di verificare − per ogni macchina e matricola − i dati storici delle lavorazioni e degli attrezzaggi giornalieri.
Si può rispondere ad esempio alle domande:
- Quante lavorazioni abbiamo effettuato sulla macchina X nel giorno Y?
- A che ora è iniziata la lavorazione sulla macchina Z?
Citiamo di seguito alcune delle stampe di controllo che possono essere lanciate da Bravo Manufacturing e che servono al management aziendale (o al personale d’ufficio) per controllare la produzione in backoffice:
1 la stampa Lista controllo macchine che estrae le rilevazioni in base alle macchine usate per svolgere le lavorazioni. Questa stampa si può lanciare sia per lavorazione che per periodo (intervallo di tempo)
2 la stampa Lista controllo matricole che estrae le rilevazioni in base alle matricole che hanno svolto le lavorazioni. Come la precedente, anche questa stampa si può lanciare sia per lavorazione che per periodo (intervallo di tempo)
Interessante vero?
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