I costi aziendali non sono uguali per tutti: le aziende ben organizzate sanno come mantenere il controllo di tutte le spese e ottimizzare al meglio.
In questo articolo spieghiamo cosa sono i costi aziendali nascosti e come migliorare l’organizzazione aziendale per minimizzarli.
Consigli per ottimizzare i costi aziendali
Il modo più efficace per migliorare i costi aziendali è una buona organizzazione del lavoro.
Molte imprese rimandano l’appuntamento con l’organizzazione perché pensano di non averne bisogno o, più semplicemente, perché ritengono l’investimento troppo impegnativo.
Non organizzandosi, però, l’azienda va incontro a tanti costi aziendali “nascosti”, che spesso così nascosti non lo sono poi tanto.
Chiediamoci cosa succede senza organizzazione.
Cerchiamo di capire quali sono i costi nascosti che sostiene un’azienda non organizzata
Misurare il lavoro
Avere regole e un flusso organizzato di attività permette all’azienda di sapere chi fa che cosa, quando e come.
Nell’azienda non organizzata si va avanti “a intuito” per svolgere processi, lavorare, produrre, consegnare.
In queste situazioni, le persone corrono tanto, ma le attività procedono lente, imprecise, con molti errori.
Il primo costo nascosto: se non ci sono procedure standard definite, non si può misurare quanto e come le persone lavorino e con quale performance.
Distribuzione delle attività di persone e macchine
L’organizzazione permette di programmare le attività operative delle persone e delle macchine.
Diversamente le lavorazioni in produzione o l’avvio degli ordini non si riescono a pianificare.
La disorganizzazione mette quindi a rischio anche la capacità di soddisfare il cliente.
Il secondo costo nascosto: se non si può controllare l’avanzamento delle lavorazioni, non si può rendere conto al cliente rispetto allo stato della commessa.
Calcolo dei costi aziendali
Molti imprenditori o Responsabili di Area sono convinti di sapere per esperienza quanti costi genera l’azienda perché conoscono bene l’attività e il mercato.
Ma la realtà dei fatti non può oggi basarsi sulla percezione delle persone.
Non basta più infatti calcolare solo i costi. È necessario analizzarli, capire i motivi di costi eccessivi e sapere esattamente dove e perché si originano le
inefficienze.
Il terzo costo nascosto: senza organizzazione non si controllano i costi aziendali, non si individuano le aree di inefficienza e, quindi, si lascia il mercato ai concorrenti.
Raccolta dati utili per ridurre i costi aziendali
Molte aziende si trovano in una di queste due situazioni: non hanno strumenti – e quindi raccolgono i dai a mano – oppure hanno strumenti molteplici e frammentati. I dati sono quindi salvati in diversi database, sono ripetuti e non sempre accessibili.
Gli strumenti operativi (come i software) in azienda fanno da collettori di dati e informazioni e l’organizzazione serve anche a questo: a semplificare la raccolta dei dati. Serve soprattutto a facilitare l’accesso a informazioni che servono per le decisioni strategiche.
Organizzare è anche scegliere gli strumenti migliori per una gestione corretta dei dati aziendali.
Il quarto costo nascosto: senza una buona organizzazione operativa (e informatica diremmo) non si raccolgono i dati oggettivi necessari per controllare e guidare l’azienda.
Contabilizzare le attività non produttive
Avere regole e un flusso organizzato di attività permette all’azienda di sapere chi fa che cosa, quando e come.
In azienda si verificano diverse situazioni che causano spreco di risorse, tempi morti o anche perdite di tempo: i fermi macchina, le rilavorazioni, le riprogrammazioni, gli errori umani, le manutenzioni sono alcuni esempi.
Queste situazioni generano costi non contabilizzati, ma esistenti. È un bene per l’azienda non avere idea del loro ammontare?
Il quinto costo nascosto: senza sistemi organizzati è molto difficile, se non impossibile, calcolare i costi nascosti che riducono sempre e comunque la produttività finale.
Definizione delle attività aziendali
Un management che organizza l’azienda riesce a elaborare una valida strategia di medio-lungo periodo con obiettivi di crescita e miglioramento dei prodotti.
Accede infatti ai dati necessari, li verifica e può basare le sue scelte su numeri, indicatori, analisi oggettive.
Il sesto costo nascosto: senza organizzazione, l’azienda non conosce i propri malesseri e non può curarsi per restare sana.
Una bella sfida per le aziende!
L’organizzazione porta dati e informazioni ma questo non basta. Organizzazione è anche capacità di lettura di quei dati per reagire alle situazioni di mercato.
L’organizzazione porta dati e informazioni ma questo non basta. Organizzazione è anche capacità di lettura di quei dati per reagire alle situazioni di mercato.
Approfondimenti
In questo articolo abbiamo voluto condividere una riflessione.
L’imprenditore che non si organizza non ha indicatori per capire dove sta andando e soprattutto per guidare l’azienda verso la giusta direzione.
Ha più costi rispetto a un’azienda organizzata.
L’organizzazione porta conoscenza, consapevolezza e chiarezza. Porta dunque serenità nella guida aziendale.
Cosa ne pensi? Quanto è organizzata la tua azienda?
Dicci la tua lasciandoci un commento …. oppure scarica i nostri consigli di efficienza.
