L’audit aziendale che obbliga ad organizzarsi
Il cliente grande, di solito importante, chiede una verifica del processo produttivo. Chiede – in pratica – un audit aziendale, cioè di controllare alcuni indicatori della produzione.
Cos’è un audit aziendale?
Un audit aziendale è un’analisi sistematica e indipendente dei processi e dei sistemi operativi di un’azienda, finalizzata a valutare l’efficacia e l’efficienza delle sue attività.
Questa analisi può essere richiesta da un cliente per garantire che i sistemi produttivi siano conformi agli standard di qualità, sicurezza e sostenibilità.
L’audit coinvolge la raccolta di dati, l’osservazione diretta e l’intervista al personale, con l’obiettivo di identificare aree di miglioramento e ottimizzare le operazioni.
Attraverso un audit, le aziende possono dare al cliente una visione obiettiva delle proprie performance, ma possono anche rilevare eventuali inefficienze, rischi e opportunità di sviluppo.
I risultati dell’audit forniscono informazioni preziose per la pianificazione strategica, aiutando a garantire che l’azienda sia ben posizionata per affrontare le sfide future e soddisfare le aspettative dei clienti.
Una richiesta non proprio rara
Tutte le aziende hanno clienti.
Molte aziende hanno pochi grandi clienti che da soli fanno la gran parte del fatturato e determinano i ricavi di vendita.
In questi casi non è raro che il grande cliente, spesso il più importante, visiti il fornitore e faccia o chieda un audit sul processo produttivo.
Cosa chiede il cliente nel suo audit aziendale?
Il cliente controlla alcuni indicatori del sistema produttivo.
Normalmente gli interessa capire se l’azienda che lo rifornisce riesce:
- a controllare gli ordini di produzione
- a garantire puntualità nella lavorazione dell’ordine
- a monitorare e giustificare eventuali ritardi nella consegna
- a controllare le risorse impiegate (persone, mezzi, strumenti)
- a tracciare il lotto
Ma c’è di più! Ovviamente questi controlli il cliente se li aspetta eseguiti in tempo reale!
L’audit aziendale sulla produzione serve al cliente per capire se l’azienda è affidabile.
Un fornitore affidabile è infatti un fornitore conveniente, che pianifica, controlla e può garantire continuità di servizio.
Che succede in azienda in caso di audit?
Succede che il management aziendale del fornitore si attiva per adeguarsi alle richieste del cliente. Per non perderlo, per continuare il rapporto di fornitura.
Spesso, però, adeguarsi ad un audit del cliente significa organizzarsi, cioè investire tempo e denaro.
E allora diventano importanti i sistemi e le procedure di controllo della produzione con cui fornire informazioni al cliente: dati, scostamenti e standard.
L’organizzazione diventa un’esigenza, quando l’azienda non vuole perdere il suo cliente.
“Per rispettare i rigidi standard qualitativi richiesti dai nostri clienti dovevamo controllare efficacemente i nostri processi produttivi, contenere i costi, eliminare tutte le anomalie che causano “non qualità”. Abbiamo sempre creduto che investire in tecnologia sia una delle chiavi di successo per aumentare
il livello della nostra attività e dunque la soddisfazione dei clienti.”
Vittorio Autorino, Resp. Produzione di A.Abete Srl
Come fare l’audit aziendale
L’audit aziendale è un processo che richiede una pianificazione attenta e un approccio metodico. Ecco i passaggi principali per condurre un audit efficace:
Definizione degli obiettivi
Il primo passo consiste nel chiarire gli obiettivi dell’audit. Questi possono variare a seconda delle esigenze del cliente, come la valutazione della conformità a normative specifiche, l’identificazione di inefficienze operative o la verifica della qualità dei prodotti.
Pianificazione
Una volta definiti gli obiettivi, è fondamentale pianificare l’audit. Ciò implica la creazione di un piano dettagliato che stabilisca il campo di applicazione, le risorse necessarie e la tempistica. È importante identificare le aree chiave da esaminare, i processi coinvolti e le persone da intervistare.
Raccolta di dati
Durante la fase di audit, è necessario raccogliere informazioni attraverso diversi metodi, tra cui osservazioni dirette, interviste con il personale e analisi della documentazione esistente, come manuali di procedure e report di produzione. È fondamentale garantire che i dati siano accurati e rappresentativi delle operazioni quotidiane.
Analisi delle informazioni
Una volta raccolti i dati, si procede all’analisi per identificare punti di forza, debolezze e aree di miglioramento. Questo può includere l’utilizzo di strumenti statistici e indicatori di performance per valutare l’efficacia dei processi aziendali.
Redazione del report
Al termine dell’analisi, è importante redigere un report chiaro e conciso che sintetizzi i risultati dell’audit. Il report dovrebbe evidenziare le aree critiche, fornire raccomandazioni specifiche e, se possibile, suggerire un piano d’azione per affrontare le problematiche riscontrate.
Follow-up
Infine, è essenziale pianificare un follow-up per monitorare l’attuazione delle raccomandazioni e valutare i progressi nel tempo. Questo aiuta a garantire che l’audit produca un miglioramento reale e sostenibile all’interno dell’azienda.
Vantaggi dell’audit
Un audit aziendale richiesto da un cliente non rappresenta soltanto un onere, ma offre una serie di vantaggi significativi sia per l’azienda che per il cliente. Ecco alcuni dei principali benefici:
- Miglioramento della qualità: L’audit identifica aree di inefficienza e punti deboli, consentendo all’azienda di migliorare la qualità dei propri processi e prodotti, con un impatto positivo sulla soddisfazione del cliente
- Aumento dell’efficienza operativa: Attraverso l’analisi dei processi, l’audit aiuta a ottimizzare l’uso delle risorse, riducendo i costi e migliorando i tempi di produzione
- Conformità alle normative: Un audit fornisce una revisione della conformità alle normative vigenti, riducendo il rischio di sanzioni e migliorando la reputazione aziendale
- Valutazione oggettiva: L’audit offre una valutazione imparziale delle operazioni, fornendo una visione chiara e obiettiva delle performance aziendali, che può essere utile per la pianificazione strategica
- Identificazione di opportunità di innovazione: Attraverso l’analisi delle pratiche esistenti, l’audit può rivelare opportunità per introdurre nuove tecnologie e metodologie, migliorando così la competitività dell’azienda
- Fiducia del cliente: Per il cliente, richiedere un audit rappresenta un impegno per la qualità e la trasparenza, aumentando la fiducia nei confronti dell’azienda e rafforzando la relazione commerciale
- Pianificazione strategica: I risultati dell’audit possono informare le decisioni strategiche future, contribuendo a una crescita sostenibile e a lungo termine dell’azienda
Un esempio di audit aziendale
Immaginiamo un’azienda manifatturiera che produce componenti elettronici e che ha recentemente avuto con i clienti problemi di ritardi nelle consegne e problemi di qualità. Per non avere preoccupazioni, uno dei clienti decide di richiedere un audit aziendale focalizzato sui processi di produzione e di gestione delle scorte.
Che fa l’azienda davanti a questa richiesta? Il cliente è importante …
Il primo passo consiste nella definizione degli obiettivi dell’audit con il cliente: migliorare l’efficienza operativa, ridurre i tempi di consegna e garantire standard di qualità più elevati. L’azienda nomina un team di auditori per garantire un’analisi imparziale.
Durante la fase di raccolta dei dati, gli auditori esaminano il flusso di lavoro all’interno della linea di produzione, osservano le operazioni in tempo reale e conducono interviste con i dipendenti per comprendere meglio le sfide quotidiane. Inoltre, analizzano i report di produzione e le registrazioni delle scorte per identificare eventuali colli di bottiglia.
L’analisi rivela che uno dei principali problemi è dovuto a un’inefficienza nella gestione delle scorte: molte materie prime non sono disponibili quando necessarie, causando ritardi nel processo di produzione. Inoltre, gli auditori scoprono che i controlli di qualità non vengono eseguiti in modo sistematico, portando a errori nei componenti.
In base a questi risultati, il report finale dell’audit include raccomandazioni specifiche, come l’implementazione di un sistema di gestione delle scorte più efficiente e l’introduzione di procedure standardizzate per i controlli di qualità. L’azienda, seguendo queste indicazioni, riesce a ottimizzare i propri processi, migliorare la qualità dei prodotti e ridurre significativamente i tempi di consegna. Bei risultati per non perdere il cliente!
Organizzarsi a prescindere da un audit aziendale. Perché?
L’organizzazione della produzione – a nostro avviso – non deve essere vista come una “corsa ai ripari” a cui ricorrere solo quando bisogna soddisfare un audit del cliente importante.
L’organizzazione dei processi è un vantaggio per l’azienda, per la sua salute, la sua competitività e la sua longevità. Non deve essere soltanto scelta per interesse del cliente.
Organizzare la produzione
Significa intraprendere un percorso che migliori l’efficienza produttiva: è un valore aggiunto che un’azienda salda deve pretendere per sé, a prescindere da audit o controlli esterni.
Approfondimenti
In questo articolo abbiamo voluto condividere l’importanza dell’organizzazione dei reparti produttivi come scelta aziendale e non come costrizione.
Scegliere di organizzarsi è più vantaggioso di essere costretti da un cliente a farlo!
Cosa ne pensi? Hai clienti che chiedono audit sulla tua produzione?
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